Questo documento spiega come vengono trattati i dati personali delle persone che partecipano a una videochiamata registrata sulla piattaforma meet.helpwebnet.it. Ti invitiamo a leggerlo prima di entrare in sala: l'accesso a una riunione registrata richiede il tuo consenso espresso.

1.Titolare del trattamento

2.Quali dati trattiamo

Partecipando a una videochiamata registrata vengono trattati:

• Immagine e voce ripresi dalla tua camera e dal tuo microfono, se li attivi;
• il nome che indichi al momento dell'accesso alla sala;
• il contenuto dei tuoi interventi e dei messaggi scritti in chat;
• i materiali che condividi a schermo durante la riunione;
• dati tecnici di collegamento: indirizzo IP, data, ora e durata della partecipazione, tipo di browser e dispositivo;
• la trascrizione di quanto detto e il resoconto che ne viene ricavato.

Non trattiamo categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) in modo intenzionale. Ti invitiamo a non comunicare durante la riunione dati relativi alla salute, a convinzioni personali o altri dati sensibili che non siano strettamente necessari all'incontro.

3.Perché li trattiamo

La registrazione serve a documentare l'incontro: ricavarne una trascrizione e un resoconto scritto, per avere traccia di quanto detto, dare seguito agli impegni concordati, ricostruire i dettagli tecnici o commerciali discussi ed evitare fraintendimenti tra le parti.

La registrazione non viene utilizzata per finalità promozionali, non viene pubblicata, non viene diffusa e non viene impiegata per valutare le persone che vi compaiono.

4.Su quale base giuridica

Il trattamento si fonda sul tuo consenso, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR. Lo presti spuntando l'apposita casella prima di entrare in sala, dopo aver preso visione di questa informativa.

Il consenso è libero: puoi revocarlo in qualsiasi momento scrivendo all'indirizzo indicato al punto 1. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca stessa.

Se preferisci non essere registrato, comunicalo a chi ti ha invitato prima dell'incontro: potrete concordare una modalità alternativa non registrata.

5.Come viene elaborata la registrazione

La registrazione viene elaborata con strumenti automatici: un sistema di riconoscimento vocale ne ricava la trascrizione, e un modello linguistico ne redige una sintesi.

Entrambe le elaborazioni avvengono su server gestiti direttamente dal Titolare: audio, trascrizione e resoconto non vengono inviati a servizi esterni né a fornitori terzi di intelligenza artificiale.

Queste elaborazioni non costituiscono un processo decisionale automatizzato ai sensi dell'art. 22 del GDPR: non producono effetti giuridici né incidono in modo analogo sulle persone coinvolte. Trattandosi di strumenti automatici, la trascrizione e il resoconto possono contenere imprecisioni e non fanno fede rispetto a quanto effettivamente detto.

6.Chi può accedere ai dati

Ai dati accedono esclusivamente le persone autorizzate dal Titolare che hanno necessità di trattarli per le finalità indicate, vincolate alla riservatezza.

SE CI SONO RESPONSABILI ESTERNI, ELENCARLI QUI — ALTRIMENTI ELIMINARE QUESTA RIGA

I dati non vengono comunicati a terzi, salvo che la comunicazione sia imposta da un obbligo di legge o necessaria per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

7.Dove vengono conservati

I dati sono conservati su infrastruttura gestita dal Titolare, situata all'interno dello Spazio Economico Europeo. Non sono previsti trasferimenti verso Paesi terzi.

8.Per quanto tempo

9.I tuoi diritti

In qualunque momento puoi esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, e in particolare:

• accedere ai tuoi dati e ottenerne copia;
• chiederne la rettifica se inesatti o incompleti;
• chiederne la cancellazione;
• chiedere la limitazione del trattamento;
• opporti al trattamento;
• ricevere i dati in un formato strutturato e di uso comune (portabilità);
• revocare il consenso in qualsiasi momento.

Per esercitarli è sufficiente scrivere all'indirizzo email indicato al punto 1. Ti risponderemo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dalla richiesta.

Se ritieni che il trattamento violi la normativa, hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it) o di ricorrere all'autorità giudiziaria.

10.Natura del conferimento

Il consenso alla registrazione è facoltativo. In sua assenza non potrai accedere alla sala registrata, ma potrai concordare con il tuo referente lo svolgimento dell'incontro senza registrazione: non subirai alcuna conseguenza negativa.